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Projektcontrolling - eine Disziplin des Project Management

Als langjähriger und auch zertifizierter (PMPR) Project Manager habe ich mich immer wieder mal mit der wirtschaftlichen Betrachtung eines Projektes beschäftigt.

Die Theorie dazu ist recht einfach. Man hat einen Plan, bekommt regelmäßig die aktuellen Zahlen, schaut noch etwas in die Zukunft und weiß dann sofort ob das Projekt im Plan liegt oder nicht.

Na ja!

In der Realität ist das schwieriger, weil man

  1. eine Struktur benötigt, in der man die Zahlen zusammenführt
  2. die "Actuals" und den "Forecast" dem zuordnen können muss

Zusätzlich dazu muss man die Acutals überhaupt mal so bekommen, dass sie eine Zuordnung zulassen.

 

Das alles hat dazu geführt, dass ich über Jahre ein Tool entwickelt habe mit dem Projektcontrolling effektiv machbar ist.

Das Tools selbst ist eine mehr oder weniger große EXCEL Tabelle. EXCEL in Reinform. Also keine Makros.

 

Hier an dieser Stelle werden Sie mehr über das Tool und die Arbeitsweise erfahren. Sie können das Tool auch bei mir anfordern. Es ist kostenlos.

Die Basis - die WBS

Die Basis für ein effektives Projektcontrolling ist die WBS (Work Breakdown Structure).

Eine WBS ist eine Struktur der man die Lieferobjekte des Projektes zuordnen kann - und natürlich die zugehörigen Kosten.

Es ist nicht ganz einfach eine WBS für ein Projekt zu erstellen. Für so genannte Wiederholprojekte, also Projektarten die immer wieder auftreten und in gleicher Art abgehandelt werden, kann man einen Standard-WBS definieren. Das ist vom Unternehmenszweck abhängig.

Das Tool für Projektcontrolling kennt zwei Standard-WBS Strukturen:

  • T&T Projekte
  • Carve-out Projekte

Unabhängig davon kann die WBS allerdings auch vollkommen frei definiert werden, sollte keine der Standard-WBS Strukturen passen. Selbstverständlich können die Standard-WBS Strukturen auch individuell verändert werden. Beides macht etwas mehr Initialisierungsaufwand - ist aber für die Transparenz im Projekt meist sinnvoll. Das Projekt soll ja auch für Außenstehende sinnvolle Einheiten erkennen lassen.

Wie ist das Tool aufgebaut

Generell ist das Tool auf Excel aufgebaut und enthält keine Makros, sondern nur Formeln. Insofern ist das Tool auch durch jeden der EXCEL etwas besser kennt anwendbar und anpassbar.

Es gibte nur wenige Einschränkungen bzw. Handhabungsvorgaben, die man beachten sollte.

  • wenn man eine Zeile einfügen möchte, so sollte man eine Zeile gleicher Hierarchie kopieren und einfügen und dann die Werte anpassen. Einfach deshalb, weil sich viele Formeln in den einzelnen Zellen einer Zeile befinden die nur auf diese Weise erhalten bleiben.

Das Tool hat

  • Eine Zusammenfassung, in der die Werte als Summenwerte in der Struktur der WBS dargestellt werden. Es gibt dabei Spalten für:
    • Budget at Completion (BAC)
    • Nachdem sich das Budget auch durch genehmigte Changes anpassen kann, gibt es eine zusätzliche Spalte um das ursprünglich vereinbarte Budget (ohne Changes) als "feste Werte" darzustellen. Rein zum Vergleich, wie sich das Budget gegenüber dem ursprünglichen Wert entwickelt hat.
    • Actuals (AC), also die bis zum Reporting Termin aufgelaufenen Kosten
    • Estimate to Complete (ETC), also wieviel noch als Aufwand zu erwarten ist bis zum Projektende
    • Estimate at Completion (EAC), also wo das Projekt letztendlich landen wird (als Forecast)
    • und Variance at Completion (VAC), also die Abweichung zum vereinbarten Budget

Dann ist das Tool in zwei Tabellen aufgeteilt die beide die WBS abgebildet haben.

  • Activity based efforts.
    Hier stellt jede Zeile eine Aktivität dar. Man kann also, wenn man möchte, einen gesamten Projektplan als flache Liste hier mit den zugehörigen Werten abbilden. Natürlich in einer Hierarchie (allerdings ohne Abhängigkeiten), sodass auch Gruppen als Summenwerte dargestellt werden können.
    Die Tabelle dient auch dazu Sachkosten oder Leistungs- und Lieferverträge abzubilden (Purchasing of Goods or Services).
  • Resource based efforts.
    In einem Projekt arbeiten Personen. Immer dann, wenn der Aufwand pro Stunde (bzw. pro Arbeitseinheit) einer Person zugeordnet werden kann bzw. ins Projekt gebucht wird, kann das in dieser Tabelle abgebildet werden.
    Sowohl die Stunden, und die zugehörigen EURO-Werte, als auch Sachbezüge, sofern sie einer Person zugeordnet werden können (z.B. Reisekosten).

Beispiel der Übersicht

Der Aufbau der Tabellen

Sowohl die Tabelle für "Activity based" und die Tabelle für "Resource based" haben weitgehend die gleiche Struktur.

  • Spalten für die WBS und zugehörige Informationen (wie z.B. die Leistungsart bei Ressourcen)
  • Spalten für Forecast-Werte (blau) für jeden einzelnen Monat der Tabelle (i.d.R. 3 Jahre)
  • Spalten für Actuals (grün), natürlich auch für jeden einzelnen Monat der Tabelle
  • Spalten für EVA, also den Fertigstellungsgrad
  • Spalten für Planwerte, also das Budget. Hier gibt es zumindest bei der Tabelle "Activity based" eine Besonderheit, dass hier die Schätzwerte eingetragen und berechnet werden können (nicht müssen) - als Kalkulationshilfe.
  • Spalten für Zusatzinformationen wie z.B. Bestellnummern

So verfügt eine Tabelle über nahezu 450 Spalten. Pro Block (siehe oben) meist die gesamte Zeitlinie, sowohl als Einzelwerte als auch als Summenwerte.

Rein technische sind die Werte gruppiert und können ein- und ausgeblendet werden, damit man nur die Werte bearbeiten muss, die aktuell auch benötigt werden.

Weitere Tabellen

Es gibt natürlich noch weitere Tabellen, die zur Initialisierung oder als Hilfstabellen genutzt werden.

So gibt es z.B.:

  • Die Tabelle mit der WBS, welche nach anfänglicher Initialisierung dann in den Einzeltabellen referenziert wird
  • Eine Tabelle mit verschiedensten Hilfswerten, so z.B. die Stundensätze von Leistungsarten, aufgeteilt auf mehrere Jahre
  • Eine Tabelle mit der Zuordnung von Namen (Ressourcen) zu Leistungsarten, also dem zugehörigen Stundensatz bzw. Tagessatz
  • Verschiedene Auswertungen, wie z.B. die Earned-Value-Analysis (EVA)
  • Eine Tabelle für Datumswerte (Projektstart, Auswertungsdatum, ...)
  • Verschiedene Hilfstabellen um z.B. Reisekosten planen zu können oder Rückstellungen oder Lieferantenrechnungen nachverfolgen zu können

Es gilt der Grundsatz: "Nur das was notwendig und hilfreich ist sollte auch genutzt werden!"

Das Farbkonzept

Innerhalb der Spalten versucht das Tool ein Farbkonzept anzuwenden (siehe Bild 1).

Auch die einzelnen Zellen enthalten eine Farblogik (siehe Bild 2)

Beispiel einer Tabelle "Resource based"

Beispiel der Tabelle "Activities based"

Standard-WBS für Carve-out Projekte

Überzeugt - dann nutzen Sie es einfach!

Ich kann Ihnen nur sagen, dass das Toll hoch flexibel ist und gleichzeitig trotzdem alles abdeckt was man sich im Projektcontrolling so wünscht.

Gerade weil das Tool nicht voll integriert ist mit anderen Anwendungen zeigt es alle Flexibilität die ein Projekt nötig hat.

Die Transparenz über das Projektbudget auf der Zeitachse ist sensationell - ich kann aus Erfahrung berichten.

Probieren Sie es einfache.


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